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Imposto sobre a folha de pagamento: entenda como deve ser analisada essa tributação

De acordo com o relatório Doing Business Subnacional Brasil 2021, produzido pelo Banco Mundial a pedido da Secretaria-Geral da Presidência da República e divulgado em junho de 2021, o Brasil é o país no qual o contribuinte mais despende tempo para se manter em dia com suas obrigações tributárias.

Com legislação complexa, cálculos minuciosos e grande quantidade de informações exigidas, o gasto médio das empresas brasileiras para preparar, declarar e pagar tributos é de, aproximadamente, 1.500 horas por ano.

A alta complexidade do sistema tributário brasileiro também figura entre os motivadores de dados alarmantes: segundo levantamento do IBGE/Impostômetro, 95% das empresas recolhem valores indevidos e, de acordo com estimativa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), o contribuinte brasileiro trabalha, em média, 149 dias por ano exclusivamente para custear a máquina pública. 

Esse cenário aquece os debates sobre a Reforma Tributária e aponta para a necessidade de setores de Recursos Humanos estarem sempre bem informados e atualizados em relação às regras impostas pelo governo. Nesse sentido, conhecer profundamente a legislação tributária é indispensável para a prevenção de perdas, recuperação de impostos pagos indevidamente e manutenção de uma folha de pagamento estratégica, enxuta e apurada.

Como funciona o imposto sobre a folha de pagamento?

Grande parte das discussões previdenciárias estão relacionadas à base de cálculo das contribuições. Se as verbas possuem natureza remuneratória ou indenizatória. Se são habituais ou eventuais. E manter-se informado é o primeiro passo. Para buscar alternativas para redução de custos, aumento de receitas e se manter funcionando dentro das regras legislativas, uma gestão tributária pautada em melhoramentos estratégicos e financeiros passa, inevitavelmente, pela execução correta e assertiva do recolhimento de impostos sobre a folha de pagamento.

Sobre a folha incidem não apenas os valores referentes à remuneração por prestação de serviços, mas também diversos encargos acessórios. Alguns tributos possuem valores previamente fixados, outros são calculados a partir de determinados parâmetros, como, por exemplo, o número de dias trabalhados durante o mês. Para garantir a regularidade contábil e fiscal, bem como evitar multas, processos trabalhistas e pagamentos indevidos, estar a par dos pormenores dos cálculos é indispensável.

Com função fiscal, contábil e operacional, a folha de pagamento mantém um registro fidedigno dos valores referentes às remunerações dos funcionários, com seus devidos descontos e acréscimos. Via de regra, o recolhimento de impostos e encargos sociais tem por objetivo permitir ao governo custear determinadas necessidades do trabalhador, bem como contribuir para o desenvolvimento do país. Desse modo, o governo utiliza as informações contidas no holerite para comprovar a arrecadação de verbas trabalhistas e previdenciárias e para fiscalizar a correta aplicação da legislação.

Quais tributos são cobrados na folha?

Conforme apontamos, há uma série de encargos vinculados à folha de pagamento que devem ser recolhidos e pagos regular e corretamente para que a empresa se mantenha em dia com suas obrigações legais. A seguir, listamos os principais tributos incidentes sobre a folha de pagamento. A saber:

  • Contribuição Previdenciária Patronal
  • Contribuições ao Sistema S e Terceiros
  • Contribuições em função do RAT

Entenda como deve ser analisada a folha de pagamento do ponto de vista jurídico

Em conformidade com os artigos 464 da CLT e 225 do Decreto 3.048/1999, as empresas devem elaborar mensalmente a folha de pagamento e, como vimos, além dos salários, diversos outros encargos e benefícios compõem o custo da mão de obra. São inúmeros os cálculos realizados a partir da legislação trabalhista, e manter uma rotina fiscal sistematizada é indispensável para garantir às empresas tanto o cumprimento das obrigações tributárias como a adoção de estratégias de redução de custos.

Praticar o chamado Compliance Tributário significa, literalmente, estar em conformidade com o cumprimento de leis, diretrizes e regulamentos internos e externos, visando a diminuir riscos e maximizar potencialidades. Nesse sentido, a partir de uma gestão especializada, é possível recuperar tributos recolhidos indevidamente. Assim, a adoção de estratégias de inteligência tributária gera processos mais ágeis e seguros, capazes de quantificar o impacto financeiro de cada passo tributário e de garantir a execução acurada dos procedimentos.

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